Google Groups의 새 기능 : 공동작업 받은편지함

Google Groups for Business: Create a Collaborative Inbox - 공동작업 받은편지함 작성

당신의 팀은 ticket 서포트, 세일즈 문의, 동료나 고객들로부터 들어온 기타 다른 요청 등을 처리하기 위해 email 을 사용하십니까? 만약 그렇다면 이번에 새로 추가된  Google Groups의 공동작업 받은편지함의 기능이 도움이 될 수 있습니다. 공동작업 받은편지함으로 그룹에 있는 멤버들은 support@sbctech.net 의 대표 이메일주소로 요청을 받거나 응답을 할 수 있습니다. 또한 들어온 메시지를 그룹회원에게 할당할 수 있으며, 진행상태 추적, 주제를 찾기 쉽게 카테고라이즈등등의 많은 일을 할 수 있습니다.

여기에 어떻게 공동작업 받은편지함가 작동되고, 어떻게 설정하고, 어떻게 팀에서 실행하는지를 안내해 드립니다.

Collaborative Inbox: How it works - 작동되는 시나리오

Solarmora 라는 가상의 회사에 고객지원팀이 있다고 생각해 봅시다. 이회사에서는 고객으로 부터 요청 온 내용을 추적하고 문제해결을 위해 공동작업 받은편지함를 사용합니다.

1. 모든 멤버들이 포함된 Google Group을 생성 했습니다. 그리고 그 그룹의 주소를 support@solarmora.com 로 하는 공동작업 받은편지함 로서 환경설정 했습니다.
2. 한 고객이 support@solarmora.com 에게 질문을 보냅니다.
3. 그룹 멤버들은 질문을 받고 그룹에 있는 멤버들중 대응이 가능한 멤버에게 질문을 할당 합니다.
4. 담당자는 support@solarmora.com 의 주소를 사용해 고객에게 답변을 보냅니다.
5. 고객 요청사항을 해결한 뒤, 담당자는 문제해결되었다는 표시를 합니다.

Collaborative Inbox: How to set it up - 설정하는 법

공동작업 받은편지함을 설정하기 위해서는 그룹스를 생성한 후 inbox 특성을 사용가능하도록 설정합니다. 그런 다음 그룹의 서로다른 멤버들위해 각각의 권한(어떤 사람이 다른 멤버들을 추가하거나, 토픽을 지울 수 있는)을 규정합니다. 그런 다음 마지막으로,  멤버들을 그룹에 추가하고 그들에게 적합한 권한을 부여합니다.

Create and configure the group  그룹생성 그리고 환경설정

1. 그룹 페이지에서 새그룹을 클릭합니다.

2. 그룹 이름과 설명을 입력합니다.
3. 원하는 그룹 email 주소를 설정합니다.
4. 그룹유형에서 공동작업 받은편지함(Collaborative inbox) 를 선택합니다.
5. 아래 테이블에서 보여지는것과 같이 그룹설정을 조정합니다.
6. 모든설정이 끝났을때 그룹생성을 클릭합니다.

기본 권한	추천된 설정
누가 그룹의 내용을 볼 수 있습니까?	모든 조직의 멤버는 선택 하지 마십시요. 오직 멤버만이 토픽과 올려진 글을 보게 될 것입니다.
누가 메시지를 올릴 수 있습니까?	누구나 를 선택하십시요. 이것은 조직 외부의 사용자가 이 그룹에 메시지를 보낼 수 있도록 설정하는 것입니다.
누가 그룹에 가입할 수 있습니다.	오직 초되된 사용자를 선택하십시요.

Review group roles and permissions  - 역할 과 권한

어떤 그룹 멤버들이 수행할 작업을 조절하기 위해서는, 멤버들에게 역할을 부여할 수 있습니다. 각각의 역할 은 특별한 권한이 부여됩니다. 공동작업 받은편지함를 작성했을때 그룹스는 아래에 보여지는것과 같이 세가지 역할을 설정합니다.
그룹에 대해 이 역할을 수정하고 새로운 역할을 추가할 수 있습니다. 처음에는 기본 역할을 사용하기를 권장합니다.  

• 멤버 : 글작성, 할당, 토픽 표시. 그룹에 추가된 사람들은 기본적으로 이 역할을 갖습니다.
• 관리자 : 멤버를 추가하거나 삭제할 수 있으며 역할을 관리하며, 토픽을 잠그거나 지울 수 있습니다.
• 소유자 : 기본적으로 관리자와 동일한 권한을 가지며, 그룹생성자는 소유자가 됩니다. 그러나 다른 소유자를 추가할 수도 있습니다.  

추가적으로, 그룹을 생성했을때 게시, 검토, 접속은 그룹유형에 따라 기본권한이 달라집니다.
공동작업 받은편지함에 대한 기본 권한은 아래의 표를 참고하십시요.

Moderation: Collaborative Inbox Default Permissions	Member	Manager	Owner
Add Members		X	X
Approve Members		X	X
Approve Messages		X	X
Ban Users		X	X
Change Any Tag Or Category		X	X
Delete Any Post		X	X
Delete Topics		X	X
Edit Others' Posts
Edit Own Posts		X	X
Edit Welcome Message		X	X
Hide Abuse		X	X
Invite Members		X	X
Lock Topics		X	X
Mark Duplicate		X	X
Mark Favorite Reply On Any Topic		X	X
Mark No Response Needed		X	X
Modify Members		X	X
Modify roles		X	X
Move Topics In
Move Topics Out
Sticky Topics
Take Topic		X	X
Unassign Topic		X	X
Unmark Favorite Reply On Any Topic		X	X

Access: Collaborative Inbox Default Permissions	Member	Manager	Owner
Contact the Owner of a Group
Filter Topics		X	X
View Member Email Addresses		X	X
View Members	X	X	X
View Topics	X	X	X

Posting: Collaborative Inbox Default Permissions	Member	Manager	Owner
Add References		X	X
Assign Topic		X	X
Attach Files	X	X	X
Create a Private Discussion
Enter Free Form Tags		X	X
Mark Favorite Reply On Own Topic
Me Too Topic
Post	X	X	X
Post Announcements		X	X
Post As The Group			X
Post Moderated
Post Rich Text Format	X	X	X
Post Trusted
Reply To Author	X	X	X

Create or modify group roles - 그룹 역할 작성 및 수정

만약 기본 역할과 권한이 위의 표에서와 같다면 바로 수행해도 됩니다. 하지만 역할의 권한을 수정하고 싶으시다면 소유자 권한으로 수행합니다.

방법은 아래와 같습니다.

1. 그룹 환영 페이지에서 관리 버튼을 클릭합니다.
2. 페이지 왼쪽에 역할을 클릭합니다.
3. 역할의 권한을 변경하기 위해서는 원하는 역할을 클릭합니다. 새로운 역할을 추가하기 위해서는 작성을 버튼을 선택합니다.

Create the group’s Welcome screen - 환영 메시지 작성

배너, 설명을 그룹홈페이지에 추가하기를 권해드립니다. 그룹작성 후 환영 메시지 수정 링크를 클릭합니다.
다음에 인사말, 배너, 로고 기타 링크등을 편집창에 입력합니다. 그룹 소유자나, 관리자만이 환영 메시지를 추가 및 수정할 수 있습니다.

Collaborative Inbox: Launch it with your team - 실행

Pre-launch checklist - 사전 점검사항

팀에 적용하기 전에 어떻게 공동작업 메일수신함을 사용할지를 생각해 보십시요.

• 준비가 되었을때 멤버들과 공유할 간단한 팀 프로세스에 대한 사용자 가이드를 문서화 하십시요
• 팀의 프로세스를 도와줄 태그나 역할을 추가하십시요. 태그를 추가하기 위해서는 관리>설정>테그를 선택합니다.
• 모든 그룹 멤버가 도메인에 있는 Google Apps 계정을 가져야함을 꼭 확인해야합니다.

Add or invite members - 사용자 추가 및 초대

일단 그룹이 생성되고 멤버가 Google Apps 계정을 가진 상태에서, 이제 팀 멤버를 그룹에 추가할 시간입니다.  초대흘 해서 멤버를 추가할수도 있고 직접 초대없이 추가할 수도 있습니다. 아래는 직접 멤버를 추가하는 방식입니다.

1. 관리 > 직접 회원 추가
2. 추가할 회원의 email 주소 입력
3. 환영 메시지 입력
4. 추가

Collaborative Inbox

- 공동작업 메일수신함 일부 작성 화면