Google Apps는 이파피루스가 종이없는 환경을 조성하고 연간 미화 22,000 달러의 비용절감을 이루는데 도움을 주었습니다.
조직
2004년에 설립된 이파피루스는 PDF-Pro를 이용한 고품질 전자 서류 소프트웨어와 PDF 서류 작성 소프트웨어의 개발 및 제공을 목표로 하고 있습니다.
사업의 궁극적인 목표는 기업, 정부, 교육기관 그리고 다른 법인들이 불필요한 서류작업에서 해방되도록 돕는 것입니다. 대한민국 서울에 본사를 둔 이파피루스는 50여명의 직원을 고용하고 있으며 미국 시애틀과 일본 동경에 사무실을 두고 북미와 일본에도 진출하고 있습니다.
도전
회사 직원의 대부분이 외근을 하기 때문에 업무를 볼 때 모바일 기기에 많이 의지하고 있었습니다. 따라서, 이파피루스는 이전에 사용하던 이메일 서버 및 마이크로소프트 아웃룩의 부족한 기능이었던 이동성 향상을 원했습니다.
회사는 또한 성과를 중심으로 평가되는 유연한 근무 시스템을 목표로 하였습니다. 성과에 초점을 맞춘 평가는 문서공유와 협업을 통한 직원들간의 효과적인 의사소통에 상당히 의지하고 있습니다.
부가적으로, 회사는 별도의 내부 IT 부서관리를 위해서는 특화된 소프트웨어가 필요했을 뿐만 아니라 비용이 많이 들었기 때문에 이메일, 캘린더, 문서 그리고 기타 모든 행정업무를 통합하는 종합적인 솔루션을 원했습니다.
솔루션
이파피루스는 2009년부터 Gmail의 무료 시험 버전을 사용하기 시작했고 해당 솔루션은 중단없이 원할하게 운영되는 것을 알게 되었습니다. 이전에는 이파피루스는 마이크로소프트 시스템을 토대로 한 KMS라고 불리우는 이메일 솔루션을 사용하였습니다.
회사는 또한 Google Apps가 종합적인 시스템 통합을 제공할 수 있는 것을 인식하게 되었고, 2012년에 Google의 파트너인 SBC Technology의 도움으로 솔루션을 유료버전으로 전환하기로 결정하였습니다.
결과
“Google Apps의 Google 드라이브와 Google 문서 도구는 직원들간의 협업 뿐만아니라 직원들과 외부 고객들과의 의사소통을 증진시키기 때문에, 회사가 유연한 근무 시스템을 실행할 수 있게 해 주었습니다. 이것을 통해서, 근무 효율이 15% 정도 향상 되었습니다.” 라고 최고지식경영자이자 제품개발관리자인 최흥식 이사가 말했습니다.
Google Apps 실행 이후로, 이파피루스는 직원활용과 자원관리를 더 잘 할 수 있었습니다. 회사는 두 명의 내부 IT 직원들을 IT 지원역할이 아닌 핵심 사업기능에 더 집중할 수 있게 할당하였습니다.
“우리는 이전에는 내부 IT 기능이 일상적인 행정지원업무로부터 벗어날 수 있을거라고 전혀 생각하지 못했습니다. 하지만, Google Apps는 그것을 가능하게 하였고 저는 그것에 대해 진실로 감사하게 생각하고 있습니다.” 라고 최이사는 언급했습니다.
이파피루스는 종이사용을 줄이는 것에 헌신적입니다. 이파피루스는 Google 드라이브와 Google 문서도구를 통해 문서공유와 내부협업을 할 수 있게 됨으로써 종이의 사용량을 줄일 수 있게 되었고 결과적으로 연간 2천 5백만원 (미화 22,000 달러)을 절감할 수 있게 되었습니다.
“우리는 근무효율을 상당히 향상시켰으며 비용절감 효과도 볼 수 있었습니다. Google Apps는 종이 없는 사무환경을 만들고자 하는 우리의 비전을 성취할 수 있게 해주는 적당한 도구들을 갖고 있습니다.” 라고 최이사는 결론지었습니다.
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